Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering heeft als reikwijdte de gemeentelijke organisatie, niet alleen de ambtelijke organisatie, maar ook de “bestuurlijke” organisatie. De burger verwacht van de gemeente dat de gelden rechtmatig, doelmatig en doeltreffend besteed worden. Ook verwacht men dat de gemeente een betrouwbare partner en transparant is. Deze verwachtingen zijn tevens uitgangspunt voor de bedrijfsvoering en ondersteunen de uitvoering van de doelstellingen. Het welslagen van die doelstellingen is in belangrijke mate afhankelijk van de kwaliteit van de bedrijfsvoering.

In juni 2020 is het Informatie Beleidsplan (afgekort IBP) opgesteld en goedgekeurd voor de periode 2021 - 2024. Vanuit dit plan zijn ook in 2021 enkele projecten gestart.

Eén van de grote projecten is Zaakgericht Werken fase 2. Na afronding van fase 1 van de implementatie van zaakgericht werken zijn in 2021 de activiteiten gestart om koppelingen te realiseren tussen taak specifieke applicaties en de applicaties zaakgericht werken. Deze koppelingen hebben als doel het verbeteren van de producten, diensten en de opslag van archiefwaardige documenten.
Een ander groot project is de voorbereiding op de nieuwe Omgevingswet. De laatste berichtgeving geeft aan dat de Omgevingswet wederom is uitgesteld. Het uitstel is nodig omdat het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) niet op tijd gereed is.
De meeste aandacht is in 2021 gegaan naar het project Plaats en Tijdonafhankelijk werken (afgekort PTOW). Deze is gestart in 2021. Door de wereldwijde leveringsproblemen is dit project deels vertraagd. De implementatie van Office365 in combinatie metTeams is in 2021 afgerond. Ook kunnen we gebruik maken van het nieuwe intranet: UrkNet.
 Aan het op peil brengen van de maatregelen rondom AVG is aandacht geschonken. Er is een Uitvoeringsplan privacy vastgesteld waarmee in afgelopen jaar gewerkt is om de privacy bestendigheid van de gemeente te vergroten.

Rapportage
In het verleden werd jaarlijks een inkoopjaarplan opgesteld. In dit inkoopjaarplan werd op hoofdlijnen terug gekeken op het voorgaande jaar en vooruitgekeken naar het komende jaar. Dit inkoopjaarplan willen we vervangen door een rapportage over inkoop- en aanbestedingen.
In de rapportage willen we onderwerpen uit het inkoop- en aanbestedingsbeleid inzichtelijk maken, dit zijn met name de volgende onderdelen:

• Integriteit en transparantie;
• Duurzaamheid;
• Social return on Investment (SROI);
• En de kansen voor het lokale bedrijfsleven bij het meedingen naar Gemeentelijke opdrachten.

Naast bovengenoemde onderwerpen willen we tevens gaan rapporteren over de gehouden aanbestedingen, het inkoopvolume, de leveranciers en het contract- en leveranciersmanagement. Met de rapportage willen we meer overzicht krijgen in de uitgaven van de gemeente Urk en kan nog beter gestuurd, geadviseerd en geanalyseerd worden ten opzichte van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Europese aanbestedingen
Naast meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedures en nationale aanbestedingsprocedures is er in 2021 een aantal Europese aanbestedingsprocedures doorlopen.
Binnen het ruimtelijke domein geldt dit voor het bouwrijpmaken van de Zeeheldenwijk en de exploitatie van een warmtenet in de Zeeheldenwijk. De aanbesteding voor de exploitatie van het warmtenet heeft nog niet geleid tot een overeenkomst.
Het leveren van werkplekapparatuur is vanuit Bedrijfsvoering Europees aanbesteed.
Binnen het Sociaal Domein zijn er Europese aanbestedingsprocedures doorlopen voor Jeugd GGZ, begeleiding en dagactiviteiten (jeugd en WMO). Dit is in gezamenlijkheid gedaan met de gemeente Noordoostpolder. Voor het leveren en onderhouden van hulpmiddelen is gezamenlijk met Dronten en Noordoostpolder een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen.

Samenwerking
Er is op gebied van inkoop samenwerking gezocht met de gemeenten Dronten en Noordoostpolder (de zogenaamde DUN-gemeenten). Naast gezamenlijke aanbestedingen zijn ook thema’s als circulair inkopen en Social Return On Investment (SROI) binnen deze samenwerking naar voren gekomen.

Circulair inkopen
Eind 2019 heeft de gemeente samen met de andere gemeenten binnen de provincie een intentieverklaring ondertekend op gebied van circulair inkopen. In het 1e kwartaal van 2021 is hiervoor gestart met een meting van circulaire inkopen die jaarlijks uitgevoerd gaat worden. Het doel van deze meting is om inzicht te krijgen in producten die circulair zijn ingekocht en inzichtelijk te maken wat in de toekomst circulair ingekocht kan worden.

Trainees
Naast de drie trainees die we via een bureau bij ons hebben werken, hebben we zelf ook een aantal jongeren benoemd op moeilijk vervulbare vacatures. Deze jongeren worden door een ervaren mentor begeleid en zij volgen een persoonlijk ontwikkelingsplan. De bedoeling hiervan is dat deze jonge werknemers over een aantal jaar taak volwassen medewerkers zijn.

Samenwerking
De samenwerking met de gemeenten Dronten, Urk en Noordoostpolder is het jaar 2021 vorm en inhoud gegeven. Vanaf 1 januari 2022 is deze samenwerking formeel van kracht. Voor Urk betekent dit een flinke kwaliteitsimpuls, waarbij de kwetsbaarheid wordt opgelost.

Werving en selectie
In het afgelopen begrotingsjaar 2021 is er veel tijd gestoken in het werven en selecteren van nieuwe medewerkers. Wij geven ook invulling aan het gegeven dat langjarige tijdelijke inhuur omgezet kan worden in het werven van eigen personeel. Het lukt voor een groot deel om de juiste nieuwe werknemers aan te trekken. Dat lukt echter niet altijd. Daar waar dat niet lukt, maar de functie wel moet worden ingevuld, wordt in het uiterste geval via de marktplaats alsnog tijdelijk ingehuurd. En ook dan lukt het niet altijd om de vacatures in te vullen, zodat ook door actieve search en inzet van externe werving en selectiebureaus gezocht wordt naar geschikte kandidaten. Dit is allemaal een gevolg van de krapte op de arbeidsmarkt.

Arbeidsomstandigheden

Het Arbo-onderzoek naar de locatie Noorderzand is afgerond door de Arbodienst, Zorg van de Zaak. Ook is een verdiepend onderzoek uitgevoerd naar de CO2 binnen deze locatie. De resultaten van de Arbodienst zijn voor een deel al opgelost en een deel is opgenomen in het plan van aanpak. In 2021 is opdracht gegeven om de ventilatie in het meest intensief gebruikte deel van het gebouw, het kantoorgedeelte beneden, aan te passen.

Het afgelopen jaar is het ziekteverzuimcijfer gestegen. Een van de belangrijkste redenen daarvoor is de corona pandemie. De inzet van de bedrijfsarts is daardoor het afgelopen jaar hoog geweest, wat de nodige kosten met zich heeft meegebracht. Daarnaast is de inzet van de bedrijfsmaat-schappelijk werker bij een aantal medewerkers nodig (geweest). Ook dit werkte kostenverhogend. Het resultaat daarvan was wel dat de re-integratie naar de eigen functie sneller is verlopen.

Doorontwikkeling organisatie
De doorontwikkeling van de organisatie verloopt voorspoedig. Er is een programmateam dat bestaat uit twee programmamanagers en zes projectleiders elk met een eigen projectgroep. In 2021 werden de eerste resultaten op het gebied van bijvoorbeeld onderlinge samenwerking zichtbaar.